RTO-mandaten - De rechtzaak van Booking

Return To Office (RTO) mandaten komen steeds vaker voor in Nederland. Het meest recente voorbeeld is Booking.com, waar ze naar de rechter stapten tegen hun ondernemingsraad om hun verplichte beleid van 40% kantoordagen door te drukken.

De volledige uitspraak van de rechtbank is hier te vinden

Let op: Dit document behandelt juridische kwesties en is alleen bedoeld als informatiebron. Techwerkers biedt op geen enkele manier juridisch advies, dus behandel dit document niet alsof het juridisch advies zou zijn.

Eerder dit jaar vroeg Booking.com instemming aan om de arbeidsvoorwaarden voor hun werknemers te wijzigen. De status quo was 20% kantoortijd, met 6 verplichte teamdagen per kwartaal (oftewel in feite de helft van de kantoordagen), en de algemene aanmoediging om 2 dagen (40%) op kantoor te zijn. Tot nu toe kwam slechts 27% van het personeel 40% van de tijd of vaker naar kantoor. Het management van Booking wil dat dit percentage een strikt minimum van 40% wordt (wegonderhandeld van 50-60%), inclusief handhaving (zoals individuele tracking en monitoring die wordt gerapporteerd aan direct leidinggevenden en hogerop).

De ondernemingsraad van Booking zei “nee” tegen de wijziging naar een verplichte werkweek van 40% op kantoor. Om dit op te lossen stapten Booking en de ondernemingsraad naar de rechter om hun zaak te bepleiten. Uiteindelijk stelde de rechter Booking in het gelijk, met de opmerking dat het een redelijk verzoek was.

De rest van dit artikel duikt in de details van de rechtbankzaak. De samenvattingen hieronder zijn samengevat in normalere mensentaal, dus sommige details kunnen onjuist zijn of nuance kan verloren zijn gegaan.

ℹ️ Info: Een bedrijf met meer dan 50 werknemers in Nederland is verplicht om een ondernemingsraad (OR) te hebben. Wijzigingen in de “arbeidsvoorwaarden” (zoals werktijden, werklocatie, enzovoort) activeren een instemmingsrecht voor de ondernemingsraad. Een ondernemingsraad is een door werknemers gekozen orgaan dat samenwerkt met “de ondernemer” (letterlijk vertaald) om “het zo goed mogelijk functioneren van een onderneming te bevorderen”.

Een verzoek om instemming vereist een expliciet “ja” of “nee” met een afkoelingsperiode voor volgende verzoeken.

De processtukken #

Het procesverloop bij de rechtbank verloopt in de volgende volgorde:

• Samenvatting van de feiten (1)
• Verzoek en verweer (2-7)
• Beoordeling (8-23)
  • Samenvatting van wetten/rechten (8-11)
  • Het verzoek en hoe dat wordt getoetst (12-13)
  • Is het een redelijk belang om 40% kantoorpresentie te verplichten [in het algemeen] (14-19)
  • Is het een redelijk belang om 40% per maand te verplichten i.p.v. per kwartaal (20)
  • Is het een redelijk belang om Booking toe te staan de opkomst te controleren (21-22)
  • Kan er een uitzondering komen voor mensen die langdurig afwezig zijn? (23)
• Conclusie (24-26)

Let op: De nummering in de officiële link bevat veel dubbel genummerde artikelen; de bovenstaande nummering lost dat probleem op.

De volgende secties vatten de details in de processtukken samen, grofweg in dezelfde volgorde als hierboven. Houd er rekening mee dat dit is samengevat/geïnterpreteerd door een mens, waardoor er nuances gemist of aangepast kunnen zijn.

Samenvatting van de feiten + tijdlijn #

Pre-COVID: Thuiswerken was alleen toegestaan met de “expliciete toestemming” van de manager (moest dus expliciet worden goedgekeurd).

Vanaf juli 2020 veranderde het werkbeleid naar volledig vrijwillige kantoordagen als gevolg van de pandemie.

Nadat de COVID-lockdowns eindigden (2022), werd er een hybride model geïntroduceerd. Er was geen limiet op het maximum of minimum aantal dagen op kantoor. Personeel werd aangemoedigd om een deel van hun tijd op kantoor door te brengen, maar zonder specifieke richtlijnen. Booking geeft aan dat ze tijdens deze wijziging expliciet hebben gezegd: “Wij zijn geen remote bedrijf.”

In juli 2023 werd het werklocatiebeleid bijgewerkt in overleg met de ondernemingsraad. De belangrijkste punten waren:

• Aanmoediging om 40% van de tijd vanaf kantoor te werken
• Metingen van kantoorgebruik zouden per kwartaal (en anoniem) worden gedaan
• Teams spreken een dag op kantoor af. Verplichte 6 dagen per kwartaal (bijv. 50% van de weken) moeten teamdagen zijn.

Tussentijds werkte slechts 27% van de mensen 40% van de tijd (of meer) vanuit kantoor. Daarom is Booking tussen november 2025 en maart 2026 gaan overleggen met de ondernemingsraad om het aantal dagen op kantoor/de opkomst te verhogen. Het oorspronkelijke voorstel was om naar 50-60% te gaan (2,5-3 dagen).

In maart 2026: Booking deed water bij de wijn en ging van 50-60% naar 40% verplichte uren nadat de ondernemingsraad tegengas gaf. De ondernemingsraad gaf aan dat ze nog steeds niet akkoord waren met het mandaat van 40%. Booking stuurt in april 2026 een officieel verzoek naar de ondernemingsraad, waarmee de OR 6 weken kreeg om een antwoord te geven. In mei kwam de ondernemingsraad terug met hun antwoord: “Nee”, en dat ze op de langere termijn op deze voet verder zouden gaan.

Juni 2026: Booking zei dat ze niet langer in staat waren om te komen tot medezeggenschap over het beleid (oftewel het overleg was uitgemond in een impasse), en dat ze daarom naar de kantonrechter zouden stappen. De ondernemingsraad stelde hiertegen (zoals vereist) 4 dagen later een eis in. 2 dagen later bracht Booking al het personeel op de hoogte van de huidige stand van zaken.

De redenering van Booking #

De algemene samenvatting van Booking’s redenering is als volgt:

• Het is belangrijk dat mensen elkaar regelmatig op kantoor ontmoeten
• Het nieuwe beleid had als doel:
  • Het behouden en bevorderen van de bedrijfscultuur en verbinding
  • Training en ontwikkeling, vooral voor nieuwe medewerkers
  • Effectieve samenwerking tussen teams
• Overleggen, van elkaar leren en samen één cultuur vormen gaan allemaal beter wanneer mensen daadwerkelijk bij elkaar zijn
• Er is een algemene trend in de sector om naar 3 dagen te gaan, zo niet fulltime op kantoor
• De noodzaak om van aanmoediging naar een specifiek beleid te gaan ontstond omdat het huidige beleid als onduidelijk werd ervaren
• Managers en werknemers raakten gedemotiveerd als ze hun collega’s zelden op kantoor zagen

Booking noemt ook het specifieke wetsartikel waarop ze zich beriepen, namelijk artikel 7:611 van het Burgerlijk Wetboek (goed werknemerschap / instructierecht). Kort gezegd geeft dit de werkgever een “instructierecht” over de werknemer. Booking stelde dat dit hun het recht geeft om 40% kantoordagen te verplichten.

Het verweer van de ondernemingsraad #

Opnieuw een algemene samenvatting:

• De doelstellingen van Booking zijn niet concreet genoeg, waardoor het twijfelachtig is of nieuw beleid wel nodig is
• Er was geen ruimte voor een minder strenge/drastische oplossing
• Het botte karakter van het beleid lijkt op te wegen tegen eventuele beoogde voordelen
• Er is onvoldoende compensatie voor de negatieve gevolgen voor bestaande medewerkers
• Het beleid maakt melding van nieuwe tracking, maar bevat geen beleid rondom eerlijke en gelijke behandeling/handhaving
• Het bestaande beleid vereist “aanmoediging” om 40% van de tijd op kantoor te werken; de algemene indruk was echter dat er van enige echte “aanmoediging” geen sprake was
• Met name de nieuwe gegevensverzameling roept privacyzorgen op, zeker nu er geen Data Protection Impact Assessment (DPIA) is uitgevoerd en de bevoegdheid is uitgebreid om het hogere management toegang te geven tot individuele data
• Er was geen mogelijkheid om een uitzondering te maken op basis van iemands persoonlijke omstandigheden – in het bijzonder langdurige afwezigheid en/of andere verplichtingen

In een latere fase van de procedure werden nog enkele aanvullende gegevens gedeeld. Namelijk:

• Er is een enquête verzonden naar alle ~6.000 medewerkers. 2.857 personen hebben gereageerd.
• 87,1% van de respondenten was tevreden met het bestaande beleid
• 37% van de respondenten gaf aan dat hun zorgtaken negatief zouden worden beïnvloed
• 13,7% van de respondenten gaf aan dat hun gezondheid negatief zou worden beïnvloed
• Respondenten noemden een gebrek aan focusmogelijkheden op kantoordagen
• Er is sprake van tijdverlies en extra kosten als gevolg van de reisverplichtingen (56% woont > 11 km van kantoor)
• Er zou op pieknoemen niet genoeg ruimte op kantoor zijn als 40% verplicht wordt gesteld

De oordelen van de rechter #

De rechter deed enkele algemene opmerkingen. Zo had Booking voldoende ruimte geboden voor inbreuk/input, wat bleek uit het laten vallen van de eis van 50-60% naar 40%.

De algemene samenvatting van de oordelen (gebaseerd op elke afzonderlijke vraag):

Heeft Booking een redelijk belang bij het instellen van een minimale aanwezigheid van 40%?

Ja. Booking beoogt de samenwerking, kennisdeling en innovatie te bevorderen door de aanwezigheid op de werkplek te vergroten. Het is aannemelijk dat de fysieke interacties van werknemers bijdragen aan een betere samenwerking, een effectievere coördinatie en meer onderling vertrouwen. Dat die fysieke interactie kan bijdragen aan een betere inpassing van nieuwe werknemers, sneller kunnen schakelen, elkaar inspireren bij de verdere uitwerking van ideeën en een constructieve houding ten opzichte van elkaars ideeën is misschien geen harde wetenschappelijke conclusie, maar wel een breed gedeelde aanname. […] Het is van belang om elkaar met enige regelmaat te zien.

Het wordt niet als te zwaar belastend beschouwd om werknemers te verplichten 40% van de tijd op kantoor te zijn. Zelfs als ze allemaal tijd en geld kwijt zijn aan reizen, of minder beschikbaar zijn voor zorgtaken, weegt dat niet op tegen het redelijke belang van Booking om haar werknemers met enige regelmaat op kantoor te zien. Feit is dat Booking haar werknemers betaalt om toegewezen taken uit te voeren, en onderdeel van die instructies is de locatie van het werk. Booking is nooit volledig remote geweest, en de keuze om daar te werken ligt bij de werknemer met die wetenschap. De werknemer heeft zelf in de hand waar hij woont in de wetenschap dat het kantoor in Amsterdam is gevestigd, en de keuze van de reisafstand komt dan ook voor rekening van de werknemer.

De ondernemingsraad bracht een valide punt naar voren over onvoldoende capaciteit; dat vereist echter van Booking dat zij de teamdagen over de week spreidt in plaats van Dinsdagen en Donderdagen als pieknoemen aan te wijzen. Booking heeft wel een verplichting om ruimte te bieden als dit noodzakelijk is.

Heeft Booking een redelijk belang om 40% per maand te verplichten in plaats van per kwartaal?

Ja. Hiertegen waren door de ondernemingsraad geen argumenten ingebracht. De 40% aanwezigheid is gebaseerd op het aantal werkdagen, waardoor afwezigheid, vakanties en zakenreizen dus zijn uitgesloten.

Heeft Booking een redelijk belang om de opkomst te controleren?

Ja, maar wel met nuances.

De vraag aan de rechter tijdens de zitting was of het systematisch bijhouden van individuele data een nieuwe aanvraag bij de ondernemingsraad vereist. Dit is daarom niet meegenomen als onderdeel van dit vonnis; echter, om een eerlijke en gelijke toepassing van de 40% verplichting te implementeren, kan deze data wel door een manager bij een individuele medewerker worden opgevraagd. Bovendien is het mogelijk dat de manager die informatie al bezit aangezien de manager ook bij de teamoverleggen aanwezig hoort te zijn.

Als er sprake is van een wijziging in het beleid en wordt geoordeeld dat de ondernemingsraad geraadpleegd moet worden, dan dient dat inderdaad plaats te vinden (oftewel de Wet op de ondernemingsraden, oftewel WOR, moet worden gevolgd).

Kan er een uitzondering komen voor mensen die langdurig afwezig zijn?

Ja, maar dat gaat gepaard met slechts een tijdelijke vrijstelling van de 40% regel. Het ligt in de algemene lijn van goed werkgeverschap om een uitzondering te bieden, maar dat gebeurt niet zonder grenzen. De ondernemingsraad leverde een aantal uitzonderingen aan op de tijdelijke vrijstelling (met de wens voor een permanente vrijstelling); dit werd echter afgewezen ten gunste van een tijdelijke variant.

Meningen van de auteur #

Het was verrassend om de onderbouwing van Booking te zien. Booking staat in de sector bekend als een datagedreven bedrijf; het lijkt er echter op dat hun redenering grotendeels gebaseerd was op onderbuikgevoel en indrukken in plaats van op empirisch bewijs. Ze noemen hybride werken als een belangrijke motivator voor bedrijven; ze leken echter geen bewijs te leveren voor de specifieke grens van 40% en/of waar die grens nu werkelijk ligt. Het voelt niet onredelijk om te suggereren dat dit is weggelaten zodat er in de toekomst nieuwe verzoeken kunnen worden gedaan om het aantal kantoordagen te verhogen. Het noemen van een hard getal zou hen immers in een specifiek percentage vastzetten.

Wat ik dubbel zo interessant vond, is dat de uitspraak van de rechter heel erg aanvoelt als ‘op basis van de sfeer’ (vibe-based). Voor zover ik weet, is de juridische toets hier “Is het een redelijk belang voor Booking om dit beleid te wijzigen?”. Ik had meer details/onderbouwing verwacht (zoals verwijzingen naar de markt) in plaats van wat in de kern neerkomt op “Lijkt me prima”.

Het voelt alsof “wat redelijk is” nog steeds vastzit in het pre-COVID tijdperk. Zelf zou ik in die tijden minzaam gelachen hebben om het huidige verzoek; in de afgelopen jaren is het echter moeilijk om de verandering te ontkennen die COVID heeft versneld ten aanzien van thuiswerken. Geïsoleerd en zonder de geschiedenis van de periode voor COVID lijkt het vreemd dat een rechter dit verzoek zou goedkeuren op basis van het door Booking aangedragen bewijs. Maar zoals altijd: “Wij zijn geen juristen”.

Denk je dat de tech-industrie in Nederland? Overweeg je om lid te worden van Techwerkers

Cover foto van KATRIN BOLOVTSOVA op Pexels